インターネットFAXで経費削減

職場の私のアドレス宛てのメールがGmailで読み込めれば、事務所内のどこの席に追いやられても、家にいたって、外にいたって、読むことができるようになりますから、とても便利です。そう思って、実は昨日、家で転送の設定をしたのです。Bの席のOutlookの設定をする時にパスワードを教えてもらっていたので、簡単に実行できました。
でも、もしかして、それが今日のメールのトラブルの原因になっていたらどうしましょう!!!職場のメールを許可なく勝手に転送したりしてはいけなかったのかしら!?
もしサーバーのリブートで復帰しなかったら、首を洗って申し出よう、そう思っていました。リブートが終わっても送受信はできません。ああ、私のせいです。ご迷惑をお掛けして申し訳ありません。って言わなくちゃ〜って思っていた矢先、問合せ先に電話で連絡をしていたスタッフが驚くべき会話をしているではありませんか。NTTコミュニケーションズへの支払いが、5月からずっと滞っていたので、本日、契約を切られた、と。小口現金による支払い以外の経費の支払いは、全て所長が行っていたのですが、NTTコミュニケーションズに限らず、自動引き落としになっていない請求は誰も管理していないため、溜まりまくっていました。払わなければならない請求と再請求がごちゃごちゃになっていて、もう所長本人も訳が分からなくなっていたに違いありません。2000枚もの年賀状を出す前に、事務所の支払いはきちんとやりましょうや。秘書的なスタッフを置かなくてはいけないスケールになっているのに、自分で何でも抱え込もうとするのはいけません。いずれ、支払いの管理と実行も私の方に回ってきそうな気がします。それにしても、一度契約を切られてしまうと、メールの復旧には2〜3日掛かりそうです。同じドメインを再取得できるのかどうかも怪しい状況です。いきなりドメインが変わってしまったりしたら、印刷物やら名刺やら封筒やらを全部刷新しなくてはなりませんから、総務的には超面倒。どうか同じドメインがもらえるように祈ります。だけど、原因が私じゃなくてよかったよぉ。メールが復帰したあかつきには、Gmailに転送してもいいですか?って、ちゃんと聞いてみようっと。(多分、いいはず。)でも結局電子メールでコミュニケーションができるのであれば果たしてfaxが必要なのかという問題が出てくるのではないでしょうか。昔は電話以外のコミュニケーションがfaxしかなかったので、どの企業もfaxを設置していたと思いますが、今となってはもう固定のfaxを持つ必要ないかもしれません。実際大企業においてもfaxを廃止する方向に動いているところも多いと聞いています。最近は大企業においても、社員個人個人にインターネットfaxのカウントを持たせてfaxを1人1台にしているというのです。確かに外を出回っている営業マンにとっては自分専用のアカウントがあれば外出先でもスマートフォンからfaxの送受信ができるため、顧客の満足度は大いに高まるでしょう。それにより、ライバル企業との差別化ができればこんなに素晴らしい事はありません。たかがfaxだと考えがちですが、顧客はそのようなquick responseの対応をとても評価するため、インターネットfaxを社員個人個人に持たせることが新たな仕事の受注につながる可能性があるのです。また、建設業や飲食業などでもインターネットfaxの活用が盛んになっているというニュースを見たことがあります。建設業や飲食業などの労働者は現場に出ていることが多く、事務所に入る事は少ないといいます。そのため緊急な連絡でfax送っても実際に見てもらうのは夜になってしまったりして、コミュニケーションのタイムラグができてしまうのです。それにより大きな機会損失があり、業績を落としてしまっては元も子もありません。そのため、現場のパソコンやスマートフォンでfaxが確認できるインターネットfaxサービスを導入しているところが多くなっているのです。ペーパーレス化と言われて久しいですが、実際にサックスだけはペーパーレスになっていない状況がありましたが、インターネットfaxの出現により、いよいよfaxもペーパーレス化が進むと思われます。手紙が電子メールの生変わったようにfaxがインターネットfaxに置き換わるのはごく自然なことだと思います。しかしインターネットfaxといってもいろいろなサービスがあるのでとでも選ぶかはとても迷うことでしょう。実際にはe−Taxなど人気のサービスはあるようだし、実際そのような人気のサービスが今後スタンダードなどになっているに違いありませんが、現時点でインターネットfaxを導入しようとするのであれば、数多くのサービスの中から正しく比較検討して自分に合ったサービスを選ぶことが重要になってくるでしょう。 NTTやKDDIといった大手企業もインターネットサービスを提供しているので、価格や性能や使いやすさなど、いくつかの観点でインターネットfaxを比較してみるといいかもしれません。それにより、自分に合ったサービスが見つけられればもう固定のfaxを事務所に置いていく必要は無いのです。これからはインク代や用紙代がかからないインターネットfaxがコミュニケーションの中心ツールになっていく事は疑いようがないのです。

 

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